GoB's

Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung:

1. Anforderung an die Belege
Rechnungen:
Der gedruckte Inhalt leistet die vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Punkte. Die Belege sind steuerkonform! Mithilfe des Formulargestalters passen Sie die Ausdrucke an. Die Rechnungskopfdaten werden gespeichert und sind jederzeit wieder einsehbar.
Abrechnungen:
Sie erhalten eine Aufschlüsselung der Umsätze nach den gewünschten Steuerklassen und Sachverhalten, z.B. trennen Sie die Umsätze in Speisen, Getränke und Bewirtung. Ziel ist es den Rohaufschlag zu Ihrer Kontrolle geeignet heraus rechnen zu können.
Das Sortierkriterium der Belege ist das Datum. Die Tagesberichte sind jederzeit wieder nachdruckbar! Den typischen Z-Bericht der "normalen Registrierkasse" gibt es im Kassenmeister nicht! Die Software ordnet den Umsatz automatisch tagesweise zu.
Seit 01.01.2007 muß die Lizenznummer der Software auf dem Tagesbericht ausgegeben sein. Der Kassenmeister macht das seit vielen Jahren. Diese Ausgabe dient nur zu unserer Überprüfung und hat nichts mit Ihren Daten zu tun. Wir sehen das positiv, weil bei doppelten Nummern, die beim Finanzamt eingehen, automatisch eine Nachfrage bei uns erfolgt. Raubkopien werden so sehr schnell entdeckt.
Sonderverkäufe:
Mit dieser Software buchen Sie "happy hour", Gutscheinbuch, Eigenverbrauch, Außerhausgeschäfte, Sonderverkäufe, Warendreingaben, etc. Sie erhalten aussagekräftige Analysen, um Ihrem Steuerberater oder Finanzamtsprüfer fundiert darzulegen, warum der Rohaufschlag bei diesen Artikeln nicht passen kann.
Stornos:
Alle Stornos sind chronologisch und lückenlos im Journal erfaßt.

2. Anforderung an das elektronische System
Datensicherung:
Die Sicherung nehmen Sie vor. Sie sind für Ihre Daten verantwortlich. Dazu eignen sich Diskette, CD, Stick oder weitere Festplatten. Wir empfehlen eine 2. Festplatte und von Zeit zu Zeit das Brennen einer CD. Es nützt übrigens nichts, die CDs neben dem PC zu stapeln - besser ist der Tresor, das Büro zu hause, etc.
Grundsatz: Wer täglich sichert, der ist vorsichtig; wer wöchentlich sichert, der liegt im Trend; wer monatlich sichert, der ist risikobreit; wer jährlich sichert, der "spielt" mit den Daten; wer nie sichert, der ist geisteskrank
Datenwiederherstellung:
Sollte Ihr PC mal "streiken" und Daten verloren gehen, dann hilft Ihnen nur eine zeitnahe Sicherung weiter. Je länger die Sicherungsintervalle, um so zeitaufwendiger wird das Rekonstruieren bzw. Nachbearbeiten.
Daten drucken:
Sie müssen nicht alle Daten ausdrucken und aufbewahren; es reicht vielfach eine digitale Speicherung. Ausnahme sind nur die Belege, die in Ihrer Finanzbuchhaltung erfasst werden. Beachten Sie jedoch, dass Sie verantwortlich dafür sind, dass diese Daten sicher aufbewahrt werden. Sie müssen in der Lage sein, auf Wunsch eines Prüfers den Druck kurzfristig erstellen zu können.

3. Prüfung durch die Finanzämter
In den vielen Jahren sind einige Prüfungen bei Kassenmeister-Anwendern durchgeführt worden - und das bis hin zur Steuerfahndung. Es gab bislang nie Probleme durch den Einsatz der Software. Auflagen o.ä. wurden nie gemacht. Vielfach erhielten die Anwender Lob für die Aufbereitung der Daten; das gelieferte Zahlenmaterial hat sie zudem vielfach vor hohen Steuernachforderungen verschont, da schlüssig nachgewiesen werden konnte, wann was passierte.

Tipps und Erfahrungen aus der Praxis:

Merke: Verbuchen Sie niemals Personalberichte in der Finanzbuchhaltung, sondern ausschließlich Finanzberichte.
Beachte: Überweisen Ihre Gäste eine Rechnung auf Ihr Bankkonto beachten Sie, dass der Umsatz bereits in der Kasse verbucht wurde. Achten Sie darauf, dass diese Rechnungen nicht 2x als Umsatz in Ihrer Buchhaltung verbucht werden! Werden offene Deckel uneinbringlich, dann müssen Sie die Rechnung komplett berichtigen.
Ich rate allen Anwendern zusätzlich alle "internen" Daten komplett abzulegen, z.B. Speisen- und Getränkekarten bei Änderungen, Flyer, Aktionen, Nachweise über Schwund, etc. Diese Daten sind für eventuelle Schätzungen sehr wichtig für Sie. Führen Sie zumindest bei wertvollen Produkten, wenn diese verderben und entsorgt werden, eine Liste. Nutzen Sie die Funktionen Personal- und Eigenverbrauch in der Software!
Denken Sie daran, dass Ihr Privatkonto ebenfalls Gegenstand einer Prüfung ist! Sie ersparen sich viel Zeit, Mühen und Geld, wenn Sie das Privatkonto so wie das Geschäftskonto führen!
Beachten Sie die Bestimmungen für die Rechnungen bei Familien- und Betriebsfeiern in Ihrem Hause. Wir raten in der Vollversion einen bestimmten Zahlungsweg anzulegen. So können Sie sich alle Rechnungen eines Jahres mit diesem Zahlungsweg listen lassen.
Wissenswert ist vielleicht noch, dass sich Finanzämter "Saldenbestätigungen" bei Ihren Lieferanten einholen. Hieraus sind alle Rechnungen an Sie sofort ersichtlich. Diese werden dann mit den verbuchten Rechnungen in Ihrer Finanzbuchhaltung abgeglichen.
Führen Sie niemals Zeit- bzw. Stundenlisten auf dem Kassen-PC. Bei einer Prüfung durch den Zoll werden evtl. alle Daten mitgenommen, die an der Zeiterfassung beteiligt waren. Sie könnten dann auf einmal ohne Kasse da stehen!
Dass die Finanzämter generell auf Ihre Konten "schauen" können, bedarf wohl keiner näheren Erläuterung.
In die Prüfung kann auch das Kassensystem (Hard- und Software) einbezogen werden. Sie werden evtl. nach den Handbücher und den Passwörtern gefragt. Ändern Sie dann nach Abschluß der Prüfung auf jeden Fall die Passwörter!

4. Programmierdetails
Fortlaufende Rechnungsnummer:
Der Kassenmeister vergibt als Rechnungsnummer die Datensatznummer! Diese ist also technisch niemals manipulierbar. Mit dem ersten Boniervorgang legt die Software den Rechnungskopf an, der nachträglich nicht mehr gelöscht werden kann.
Sie können das Programm auch anweisen, dass es "leere Rechnungsköpfe" anlegen läßt, d.h. eine Rechnungsnummer wird auch ohne Artikelwahl angelegt, wenn Sie mit "Enter" die neue Rechnung verlassen. Sinn macht das z.B. wenn Sie Ihre Tischreservierungen vor der Öffnung bereits den jeweiligen Servicekräften zuweisen. Aber Achtung: Kommen die Gäste nicht, haben Sie keine Positionen auf der Rechnungsnummer!
Nullstellung:
Wir verwenden an keiner Stelle im Programm eine automatische oder manuelle Nullstellung steuerrelevanter Daten. Alle Buchungen werden dem Buchungstag zugeordnet. Nullstellungszähler wie in der AO vorgeschrieben benötigen wir nicht.
Jahresdaten:
Alle Daten eines Jahres werden in einem Jahrespfad abgelegt.
Trainerschlüssel:
Wir unterstützen keine Trainerschlüssel. Das System ist so ausgelegt, dass neues Personal angelernt werden kann, ohne buchen zu müssen. Wenn Sie doch buchen, dann stornieren Sie bitte zeitnah. So ist auf jeden Fall später ersichtlich, dass es sich um eine Schulung bzw. einen Test handelte.
Datenspeicher:
Der Kassenmeister speichert Tagesjournale. In diesen sind alle Informationen zum Tag jederzeit wieder abrufbar.
Datenbank:
Der Kassenmeister verwaltet seine eigene Datenbank. Das Format der Datensätze kann durch keine andere Software ausgelesen bzw. verändert werden. Beim Export bleibt die Datenbank unverändert.
Offene Deckel:
Das Programm bebucht den Finanzbericht sofort mit jedem Bonier- bzw. Storniervorgang. Schieben Sie eine Rechnung zu den offenen Posten, zahlen Sie also die Umsatzsteuer früher, wenn Sie selber keine Korrekturbuchung in der Buchhaltung vornehmen.
Gast zahlt Rechnungen per Überweisung, ec-Karte, usw.:
Hier gilt das gleiche, wie unter 'Offene Deckel' bereits ausgeführt. Auch hier 'begleichen' Sie die Umsatzsteuer evtl. früher! Zudem müssen Sie aufpassen, den Umsatz nicht doppelt zu verbuchen (Kasse und Bank)!
Sonderverkäufe, Aktionen, "Etwas Ausgeben", etc.
Wir raten eindringlich alle Produkte, die auf dem Tisch des Gastes landen, auch im Kassensystem zu erfassen. Wir bieten eine Reihe von Möglichkeiten hierzu an, z.B. wenn Sie "eine Runde Schnaps" ausgeben, wenn Sie jemanden zum Essen einladen, etc. Sie buchen zwar einen Umsatz i.H.v. 0,--, aber Sie haben die Einkaufsrechnung in Ihrer Buchhaltung erfaßt. Bei Schätzungen wird dieser Wareneinsatz als Berechnungsgrundlage verwendet! Nur wenn Sie den Verkauf bzw. die Abgabe lückenlos nachweisen können, reduziert sich für Sie auch die Höhe der Schätzung.
Datenexport:
Die Software bietet die Möglichkeit des Datenexports, z.B. Journal, PLU-Bericht, etc. Es unterstützt die Formate TXT, DOC, XLS oder CSV.

5. Steuerberater
Arbeiten Sie eng mit Ihrem Steuerberater zusammen! Klären Sie grundsätzlich Sachverhalte (Arbeitsabläufe, Belegerfassung, usw) frühzeitig ab.